Программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.

Электронные таблицы (ЭТ) – это двумерные массивы, состоящие из столбцов и строк. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т.д. Ниже перечислены функции табличных процессоров:

• создание и редактирование электронных таблиц;

• создание многотабличных документов;

• оформление и печать электронных таблиц;

• построение различных типов диаграмм и графиков;

• проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;

• работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка данных, выборка данных;

• создание итоговых и сводных таблиц;

• использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

• решение задач подбора значений параметров;

• решение оптимизационных задач;

• обработка результатов экспериментов;

• решение экономических задач;

• разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Кроме этого, табличные процессоры дают возможность:

- представлять числа в таблицах в различных форматах;

- защищать клетки таблиц от несанкционированных действий;

- скрывать столбцы с данными;

- создавать командные файлы, с помощью которых можно составлять программы на простом языке высокого уровня;

- устанавливать связи с другими программными продуктами.

Среди табличных процессоров наиболее распространенными являются различные версии Microsoft Excel (рис. 41), Lotus 1-2-3, QuattroPro, SuperCalc, OpenOffice.org Calc.

Рис. 41. Интерфейc Microsoft Excel2007

Первая программа электронной таблицы VisiCalc была разработана в 1979 г. Д. Бриклином. В ее основе лежала электронная модель обычной таблицы. Причем каждая ячейка таблицы имела уникальный адрес (имя) благодаря чему, можно было использовать данные из этой ячейки в других ячейках. Все программы такого рода предназначены для ввода формул, которые обрабатывают введенные данные. Концепция электронной таблицы была подхвачена рядом фирм, и впоследствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса – SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc.

В 1982 г. была представлена прикладная программа Lotus 1-2-3 фирмы «Lotus Development», которая превзошла VisiCalc по своей популярности. Табличный процессор Multiplan фирмы «Microsoft» превосходил Lotus 1-2-3 по своим возможностям и уровню сервиса, но работал значительно медленнее, поэтому оказался неконку-рентноспособным на мировом рынке прикладных программ.

С табличным процессором Lotus 1-2-3 успешно конкурировал процессор SuperCalc, разработанный фирмой «Computer Associates International». Оба процессора имели одинаковые функции, были сравнимы по своим возможностям и сервису. В нашей стране отдавали предпочтение семейству SuperCalc. Это было связано с отсутствием проблем по использованию алфавита «кириллица» при вводе текста в таблицы на русском языке, а также отсутствием защиты от копирования.

Дальнейшее совершенствование табличных процессоров осуществлялось в направлении увеличения объема или размера таблиц, создания более удобного для пользователя сервиса, интерпретации статистических результатов в виде графических построений, а также макрокоманд, средств организации баз данных с возможностью выборки данных по требуемым критериям поиска.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц (ЭТ), в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы «Microsoft».

Меню Microsoft Excel 2003 и OpenOffice.org Calc 3.0 практически идентичны и между собой и с  меню соответствующих редакторов Word 2003 и OpenOffice.org Writer3.0.

Однако в интерфейсе электронных процессоров различают понятия «окно программы» и «рабочее поле программы». Окно электронных процессоров устроено стандартным для графического интерфейса образом и содержит строку заголовка окна, строку главного меню, панели инструментов, рабочее поле программы (рабочий лист), а также строку состояния. В Microsoft Excel 2007 вместо строки меню используется система вкладок с соответствующими панелями инструментов.

Нестандартным элементом окна, свойственным программам для работы с  электронными таблицами, является строка ввода (ее еще называют строкой формул), в которой слева отображается текущая ячейка, а справа редактируется помещенная в таблицу информация. Если щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте рабочего листа или на ярлыках листов, то появляется специальное контекстное меню, которое отражает возможные действия с выбранным объектом.

Документ табличного процессора называется рабочей книгой, которая состоит из рабочих листов, включающих в себя строки и столбцы. Каждый лист имеет имя, которое можно изменить, вызвав контекстное меню для ярлычка, аналогично с использованием контекстного меню можно добавить новые листы. При сохранении файла вся книга сохраняется целиком

Рабочим полем табличного процессора является электронная таблица, которая представляется в виде прямоугольника, разделенного на строки и столбцы. Идентификаторами строк являются числа, а в качестве заголовка столбцов используются буквы латинского алфавита. Количество строк и столбцов в различных электронных таблиц различно, например в табличном процессоре Excel 256 столбцов более 65 тысяч строк. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки – это минимальные элементы электронной таблицы, над которыми можно выполнять те или иные операции. Каждая ячейка имеет уникальное имя (идентификатор, адрес), которое составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идёт такая нумерация – AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а строк – спомощью десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны имена (или адреса) ячеек С2, A222, AZ151 и т.д. Возможно использование другого типа обозначения ячеек таблицы, например, R1C12, при котором латинская буква  R означает строку, а С – столбец.

На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться как на единое целое. Такая  группа выбранных ячеек называется диапазоном. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне – ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший – ячейка. Для выбора целых строк и столбцов можно использовать маркеры строк и столбцов по краям рабочей области. Щелчок на кнопке в верхнем левом углу области позволяет выбрать весь рабочий лист целиком.

Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу CTRL, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Этим приемом можно создавать несмежные диапазоны. Группа смежных ячеек разделяется «:», несмежных – «;». Например возможны адреса диапазонов: A1:C18, A1:С18;F1:F18.

Ссылкой однозначно определяется ячейка или диапазон ячеек. Ссылками указываются ячейки, значения которых нужно использовать в формуле. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах листа, а также применять значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться как на единое целое. Кроме этого, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги или в другой книге, либо на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками.

В MicrosoftExcel и OpenOffice.org Calc существуют три вида ссылок:

- относительные;

- абсолютные;

- смешанные.

По умолчанию, при обращении к ячейке в формуле используется относительная ссылка. Например, A1, ZС45.

При перемещении, копировании формулы относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения.

Если при копировании формулы нужно сохранить ссылку на конкретную ячейку, то необходимо воспользоваться абсолютной ссылкой. В абсолютной ссылке, при указании номера ячейки перед именем столбца и перед номером строки ставиться знак "$". Например, $A$1, $B$12 и т.п.

Кроме этого, можно использовать смешанные ссылки, например, A$1 или $A1. Часть ссылки, не содержащая знак "$", будет обновляться при копировании, а другая часть, со знаком "$", останется без изменения.

Ввод данных осуществляется в текущую ячейку или в строку формул. В электронных таблицах используют, как правило, следующие типы данных: текстовые; числовые;формулы.

Текст – это любая последовательность, состоящая из цифр, про-белов и нецифровых символов. Введенный текст выравнивается в ячейке по умолчанию по левому краю.

Числовые данные можно разделить на целые, вещественные, дату, время. После ввода числовые данные выравниваются по правой границе ячейки.

Для записи числовых данных можно использовать различные форматы, например:

• общий – подбирает подходящий формат числа либо с фиксированной запятой, либо в экспоненциальной форме;

• числовой – применяется для общего способа представления числовой информации с заданным количеством десятичных знаков после запятой;

• денежный – формат отображения денежных величин. Отличается от числового те6м, что после изображения числа может помещаться знак валюты;

• процентный – значение ячеек умножается на 100 и выводится на экран с символом процент;

Для изменения формата ячейки используется команда «Формат – Ячейки» или в MicrosoftExcel 2007 вкладка «Главная–Число».

Формула представляет собой выражение, состоящее из числовых величин, ссылок на ячейки, арифметических операций или функций, которая и вычисляет новое значение на основе существующих. Функция – переменная величина, значение которой зависит от аргументов. Вызов функции состоит в операции указания в формуле имени функции и списка аргументов. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными.

Основные правила работы с формулами:

- формула всегда начинается со знака равенства (=);

- формула может состоять из одной или нескольких функций;

- в функции список аргументов, должен быть ограничен круглыми скобками, скобки должны быть парными. Обычно функциям необходимы аргументы; функции без аргументов имеют просто круглые скобки без пробела между ними;

- все аргументы функций разделяются точкой сзапятой, Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин, диапазонов (массивов), значений ошибок или ссылок;

- адреса ячеек могут быть объектом вычислений точно так же, как и числа;

- символы +,-,* и /используются для обозначения основных арифметических операций;

- символы > и < определяют отношение величин между собой. Возможны также и другие операторы отношения >= (больше или равно), <= (меньше или равно), <>  (не равно) и = (равно);

- всякая текстовая информация заключается в кавычки.

- можно вводить функции, используя различные способы: с помощью ручного ввода, через список функций (Мастер функций).

Существует несколько категорий функций, которые используются в зависимости от поставленной задачи. Например: для итоговых вычислений используются функции категории «Статистические»: СУММ, Макс, СРЗНАЧ и др. Логические функции используются, когда необходимо выполнить те или иные действия в зависимости от выполнения каких-либо условий. В Excel имеются следующие логические функции: ЕСЛИ, И, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ. Функции SIN, COS, КОРЕНЬ относятся к категории «Математические». В MicrosoftExcel многое функции могут иметь русское написание, в OpenOffice.org Calc – только латинское.

Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Именение содержимого какой-либо ячейки приводит к перерасчету значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями, и тем самым – к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Для наглядности можно включить режим отображения формул, с помощью меню «Сервис-Параметры-Вид» или вкладки «Формулы- Показать формулы» в Microsoft Excel 2007.

В электронных таблицах можно автоматизировать процесс заполнения данных, используя маркер автозаполнения. Для этого необходимо установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки. Указатель мыши примет форму крестика. Перетаскивание маркера заполнения позволяет "размножить" содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в строке или столбце. При этом возможно автоматически продолжать последовательности дней недели, название месяцев, полных дат и произвольных чисел.

В ЭТ предусмотрена возможность графического представления данных в виде диаграмм и графиков.  Диаграмма – графическое представление числовых данных – строится на основе ряда данных: группы ячеек. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена и при обновлении этих данных немедленно изменяет вид.

Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или поместить на отдельном рабочем листе.

Построение диаграммы выполняется в несколько шагов: выделение диапазона ячеек, содержащих данные по которым строится диаграмма (можно с заголовками столбцов); вызов мастера диаграмм; выбор типа диаграммы; оформление диаграммы;  размещение диаграммы.

Редактирование диаграммы обычно осуществляется при помощи контекстного меню Мастера диаграмм или как в Microsoft Excel 2007 – спомощью вкладок Конструктор, Макет, Формат, которые появляются при нажатии на область построения диаграммы.

Гистограмма применяется для отображения дискретного изменения одной или нескольких величин в разных точках.

Круговая диаграмма служит для сравнения нескольких величин или отображения их долей в едином целом.

Для решения задач подбора параметра, поиска оптимального решения или для использования пакета анализа данных надо подключить соответствующие надстройки. После подключения эти надстройки отображаются для Microsoft Excel 2003 в пункте меню «Сервис» или на вкладке «Данные» для Microsoft Excel 2007.

В электронных таблицах имеется возможность обработки списков данных. Список – это множество строк листа, имеющих фиксированную упорядоченную структуру. Все ячейки в данном столбце содержат один и тот же тип данных. Верхняя строка списка содержит имена (названия) столбцов.

Имеются следующие средства для работы со списками:

- фильтрация;

- сортировка;

- подведение итогов;

- создание сводной таблицы;

- пополнение с помощью формы.

Работа со списком выполняется с помощью пункта меню «Данные».

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов.

Чтобы выбрать из списка часть данных, удовлетворяющих некоторым условиям, применяют фильтр. В Microsoft Excel доступны два способа фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр. При применении автофильтра можно отобрать данные с заданным значением поля из списка или указать условие для отбора, при этом записи, не удовлетворяющие требованиям, будут скрыты.

Расширенный фильтр является более гибким средством отбора записей, чем автофильтр и позволяет задавать: условия, соединенные логическим оператором ИЛИ, для нескольких столбцов; три и более условий для конкретного столбца; вычисляемые условия. Использование расширенного фильтра предполагает наличие диапазона критериев.

Для подведения промежуточных итогов  выполняются следующие действия:

- сортировка списка по полю, при изменении значений которого должны быть рассчитаны итоги;

- фильтрация (по необходимости);

- выбор меню «Данные-Итоги».

- в диалоговом окне устанавливается название столбца, по которому производили сортировку, выбор операции или критерия, указание столбцов  по которым будут подводиться итоги.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Экранное представление электронной таблицы отличается от печатного, так как единый лист приходится разбивать на фрагменты (по фрагменту печатного листа). Номера строк и столбцов, условные границы ячеек при печатине отображаются.

< Предыдущая		Следующая >